Rollenmanagement
Welche Rollen gibt es in hausify?
Es gibt fünf Rollen in hausify. Eigentümer, Mieter, Verwaltungsbeirat, Hauswart und Dienstleister.
Immer wenn Sie ein öffentliches Ticket erzeugen oder bearbeiten, können Sie die Rollen auswählen, für die dieses Ticket sichtbar sein soll.
Ein Ticket in hausify ist entweder privat oder öffentlich. Dies regelt wer Tickets erhält und lesen kann und wer darauf antworten kann. Private Tickets beziehen sich immer auf einen oder mehrere konkrete Kontakte einer Liegenschaft. Öffentliche Tickets sind allen einer Rolle zugeordneten Kontakte einer Liegenschaft zugänglich.
Das Thema gibt dabei meist vor, ob privat oder öffentlich gewählt werden sollte. Eine grobe Leitlinie ist Sondereigentum (privat) und Gemeinschaftseigentum (öffentlich).
Dies gilt im Übrigen auch für Digitale Aushänge und Dokumente.
Ein Kontakt kann mehrere Rollen haben. So wird ein Beirat immer auch Eigentümer sein. Und es ist denkbar, dass ein Mieter gleichzeitig Hauswart oder Dienstleister ist - auch wenn das in der Praxis eher die Ausnahme ist.
Erstellen von Tickets im Mieterportal
Wenn ein Mieter oder Eigentümer in der hausify-App ein Ticket erstellt, wird im zweiten Schritt abgefragt, ob das Ticket privat oder öffentlich sein soll.
Voreingestellt ist öffentlich. Ein öffentliches Ticket ist sofort für alle Mieter, Eigentümer und Hauswarte in der betreffenden Liegenschaft in der App zu sehen. Verwalter sehen öffentliche und private Tickets. Sie sollten also Ihren Kunden bei der Einführung sagen, dass sie Themen, die nur die Verwaltung und den Kunden etwas angehen als privat veröffentlichen sollen.
Für Sie wichtig zu wissen: Kontakte können nur auf private Tickets antworten. Öffentliche Tickets können - wenn sie einmal erstellt sind - nur noch von der Verwaltung editiert werden. Da der Empfängerkreis bei öffentlichen Tickets zum Teil sehr groß ist, verhindern wir so, dass Sie keine unerwünschten Kommentare bekommen.
Ändern der Sichtbarkeit eines Tickets
Es kommt immer wieder vor, dass ein Kunde ein Ticket als öffentlich erstellt, obwohl das Thema nur die Verwaltungen und den Kunden betrifft..
In dem Fall ändern Sie die Sichtbarkeit von öffentlich auf privat. Die Tickets erscheinen daraufhin nur noch in der App der betroffenen Kontakte. Diese führt manchmal zu Rückfragen von Kunden, die eine Benachrichtigung über ein neues Ticket per Email erhalten, dieses dann aber nicht finden. Die Antwort fällt Ihnen dann aber nicht schwer.
Unteraufgaben sind immer private Tickets
Wenn Sie in einem Ticket ein Unterticket erstellen, ist diese immer privat. Da Sie jemandem eine Frage stellen oder eine Aufgabe zuweisen, möchten Sie auch, dass der Kontakt antworten kann. Daher müssen Unteraufgaben zwingend privat sein.
Unser Tipp: teilen Sie Ihren Kunden in einer Infoemail, oder einem Digitalen Infoaushang kurz mit, was der Unterschied zwischen privatem und öffentlichem Ticket ist.