Laden Sie Kunden richtig ein und schaffen Sie hohe Akzeptanz für Ihr Kundenportal
Die Einführung des hausify Kundenportals läuft immer sehr ähnlich ab. Eine Hausverwaltung registriert sich und nach eigenen Tests und Erkundungen ergeben sich meist doch ein paar Fragen.
Im nächsten Schritt lernen Sie dann das hausify Team kennen, meist telefonisch oder per Zoom, und wir besprechen die Fragen der Hausverwaltung. Es folgt der Import der ersten Liegenschaften zum Testen und es kann losgehen.
Eigentlich. Fragen und Unsicherheit gibt es nicht nur bei der technischen Bedienung von hausify. hausify ist einfach zu bedienen und wenn nötig schnell erklärt.
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Wie gestalte ich als Hausverwaltung die Einladung meiner Kunden?
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Nehmen die Kunden die Einladung zu meinem Kundenportal auch an?
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Was kann ich tun, dass die App und das Portal gut angenommen werden?
Im heutigen Beitrag gehen wir die Einladung von Kontakten Schritt für Schritt durch. Wir beleuchten die technischen Schritte zu einer Einladung und geben Tipps, wie die Einladung auch gut ankommt.
1. Vorbereitungen zur Einladung ins Kundenportal
Um Kontakte einladen zu können, muss der Kontakt mit einer Emailadresse angelegt sein. Die Emailadresse ist in hausify der Benutzername, für Mieter und Eigentümer genauso wie für Sie.
Außerdem muss der Kontakt einer Liegenschaft zugewiesen sein. Am besten legen Sie immer Liegenschaften zusammen mit allen Kontakten an, die Importfunktion stellt sicher, dass Sie sich nicht mit manueller Arbeit aufhalten.
Das Anlegen von Kontakten in hausify ist ein guter Moment die Richtigkeit von Emailadressen zu überprüfen. Kleiner Tipp: sollte eine Emailadresse falsch oder nicht mehr aktuell sein, merken Sie das spätestens wenn die Einladungsemails nicht zustellbar sind.
2. Erzählen Sie Ihren Kunden vom neuen Kundenportal
Schreiben Sie Ihren Kunden ein paar Tage bis max. 1 Woche bevor Sie die Einladung verschicken wollen eine Email von Ihrer gewohnten Emailadresse.
Sie bieten Ihren Kunden einen zusätzlichen Service, damit können Sie offensiv umgehen. Informieren Sie Ihre Kunden, dass Sie ihnen zusätzlich zu dem bekannten Service ein Kundenportal und eine Kundenapp mit Dokumentenbereich und Ticketsystem zur Verfügung stellen.
Kündigen Sie ebenfalls an, dass in den nächsten Tagen eine Einladungsmail mit dem kombinierten Absender hausify+Name Ihrer Hausverwaltung kommen wird, damit die Kunden wissen, dass Sie die Einladung veranlasst haben.
Weisen Sie die Kunden auf die App in den Appstores (AppStore für iOS und Google Play Store für Android Geräte) hin und erläutern Sie kurz den Prozess:
“Sie müssen nach Erhalt der Einladungsmail die Einladung bestätigen und ein Passwort vergeben. Dann können Sie sich in der App oder an Ihrem Rechner unter (Desktop Version unter https://app.hausify.de) jederzeit einloggen.”
3. Erstellen Sie erste Inhalte in der Hausverwalter-App
Damit Ihre Kunden keine leere App vorfinden, raten wir Ihnen vor der Einladung erste Inhalte zu erstellen.
Stellen Sie einen Aushang ein. Am besten den normalen Hausaushang als PDF. Also Ihre Telefonnummer, Sprechzeiten, ggf. den Hauswart des Objekts, Notrufnummern.
Kreieren Sie ein öffentliches Ticket. Am besten mit dem Titel “Willkommen im Kundenportal der XYZ Hausverwaltung”. Als Tickettext ein paar Worte, dass Sie sich freuen Ihren Kunden diesen neuen Service bereitstellen zu können. Und, dass Sie im Dokumentenbereich bereits begonnen haben wichtige Dokumente bereit zu stellen. Sie können diese auch kurz nennen.
Als Dokumente empfehlen wir am Anfang eine Teilungserklärung, den Lageplan, die Hausordnung oder Ähnliches. Also 1-2 öffentliche Dokumente.
Zusätzlich können Sie unter Meine Hausverwaltung > Infos für App-Nutzer und unter Liegenschaften > Liegenschafts-Info noch Informationen zu Ihrer Firma und der jeweiligen Liegenschaft eingeben.
Diese werden in der App angezeigt. Es sind Freitextfelder, Sie sind hier an keine Vorgaben gebunden.
Dies macht alles nicht viel Arbeit und zeigt Ihren Kunden, dass Sie es mit der Einführung von hausify ernst meinen.
4. Die Einladung
Jetzt folgt, was irgendwann folgen muss: der Versand der Einladungen. Es wird also ernst.
Sie haben Ihre Kunden informiert und haben sich vorbereitet. Entsprechend müssen Sie sich keine Sorgen machen.
Wählen Sie die betreffenden Kontakte aus (anklicken des Kästchens neben den Kontakten) und klicken Sie auf “Einladung versenden”. Die folgende Sicherheitsabfrage bestätigen Sie.
In diesem Moment gehen die Einladungsemails an Ihre Kunden und Sie arbeiten ab jetzt mit einem eigenen Kundenportal.
5. Steigerung der Nutzerquote & Einladungstatus
Es gibt einfache und effektive Mittel, um die Nutzungsquote am Anfang schnell zu steigern.
Stellen Sie in den Wochen nach der Einladung einmal pro Woche einen neuen Aushang oder ein neues Dokument ein.
Aushänge könnten sein: Müllladeplan oder das Ergebnis letzten Legionellenprüfung. Sehr beliebt sind auch private Dokumente wie der Wirtschaftsplan oder die letzte Abrechnung.
Sie sollten Ihr Kundenportal immer aktiv nutzen, gerade am Anfang ist es aber auch wichtig, um schnell so viele Nutzer wie möglich ins System zu bekommen.
In der Kontaktübersicht sehen Sie neben jedem Kontakt den Anmeldungsstatus:
EINLADUNG VERSENDEN
bedeutet, dass Sie den Kontakt noch nicht eingeladen haben
- hausify verschickt in diesem Zustand keine E-Mail an Kontakte
ERNEUT VERSENDEN bedeutet, dass Sie den Kontakt eingeladen haben, die Einladung aber noch nicht vom Mieter/Eigentümer angenommen wurde.
- hausify verschickt jetzt E-Mails bei neuen Dokumenten und Aushängen. So stellen Sie sicher, das alle Kunden informiert sind, auch wenn sie sich noch nicht im hausify-Portal angemeldet haben, bzw. die Einladung bestätigt haben. Ihre Kunden werden also nicht gezwungen hausify als Portal zu nutzen, sind aber stets informiert.
ANGEMELDET bedeutet, dass der Sie den Kontakt eingeladen haben und die Einladung auch angenommen wurde, d.h. der Kunde hat ein eigenes Passwort angelegt.
- hausify verschickt E-Mail zu Dokumenten, Aushängen und Tickets. Im Portal können die E-Mail Benachrichtigungen ausgeschaltet werden.
6. Personalisieren Sie Ihre Kundenapp
Präsentieren Sie sich in Ihrer Kundenapp mit Ihrem eigenen Logo.
Wir binden Ihr Logo für nur 9€ netto / Monat in die App ein. Schauen Sie dazu und für mehr Möglichkeiten der Personalisierung für Details in unseren Beitrag zum Customizing.