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Dokumentenmanagement für
Hausverwaltungen / Immobilienverwaltungen

Dokumentenmanagement in hausify ist ein einfach zu bedienendes, aber mächtiges Werkzeug um zwei der großen Probleme in der Kommunikation von Immobilienverwaltern mit Ihren Kunden zu lösen:


Zum einen ist der Zeitaufwand Dokumente für Kunden bereitzustellen für Sie und Ihre Mitarbeiter viel zu hoch. Immer wieder müssen Sie Dokumente für Mieter und Eigentümer heraussuchen und per Email – oder noch schlimmer postalisch – versenden.

 

Zum anderen wird Ihnen dieser Einsatz selten gedankt. Der Bewohner benötigt die Teilungserklärung, den Energieausweis oder die Abrechnung vom Vorjahr eben sofort und Sie können nicht schnell genug reagieren, um Ihre Kunden zufrieden zu stellen.

Digitalisierung für Hausverwaltung. Das Dokuementenmanagement
Keine Installation notwendig:
Kompatibel zu
Windows, MAC, Android und iOS

Nutzen Sie das hausify Dokumentenmanagementsystem (DMS). Einmal das Dokumentenportal einrichten, statt immer wieder Dateien versenden.

Laden Sie relevante Dokumente einmal in hausify hoch und Ihre Bewohner haben per Bewohnerportal und Bewohnerapp jederzeit darauf Zugriff. Als Hausverwalter schieben Sie Dokumente einfach per Drag & Drop in das hausify DMS. Sie weisen das Dokument einer Liegenschaft zu und regeln den Zugriff durch Auswahl einer oder mehrerer Rollen. Rollen sind z. B. Mieter, Eigentümer und Verwaltungsbeiräte. Oder Sie weisen Dokumente wie Verträge oder Hausgeldabrechnungen einer oder mehreren Personen zu.

Vorteile des hausify Dokumentenmanagements für Immobilienverwalter:

  • Das hausify Dokumenten-Management-System (DMS) ist eine Basisfunktion der hausify Kommunikationslösung und in jedem Paket enthalten.

  • Die Hausverwaltung ermöglicht Ihren Kunden 24/7 Zugriff auf relevante Dokumente.

  • Intuitiver Drag & Drop Upload.

  • Zugriffs- und Rechteverwaltung durch Rollen (Mieter, Eigentümer, Beirat, Dienstleister) oder durch direkte Zuweisung an Personen.

  • Speicherung unterschiedlicher Dateiformate und unbeschränkte Dateigrößen.

  • Erweiterbare Kategorien: Die wichtigsten Kategorien wie Eigentümerversammlung, Abrechnungen, Wirtschaftsplan, Verträge und Objektunterlagen sind vorkonfiguriert.

  • Unser Benachrichtigungssystem informiert Ihre Kunden über neu eingestellte Dokumente.

  • Sie ziehen Bewohner damit vermehrt auf Ihre digitale Kommunikationslösung und reduzieren Telefonanrufe und Emails zu Standardthemen.

Vorteile des DMS für Ihre Kunden:

Der ungeliebte Papierstapel wird endlich kleiner.
Und trotzdem hat Ihr Kunde die Dokumente sofort parat, wenn er sie benötigt.

  • 24/7 Zugang zu den bereitgestellten Dokumenten.

  • Zugriff über die App, mobil oder am Desktop-PC.

  • Dokumente werden im DMS abgerufen und nicht per Telefon angefordert.

  • Dokumente direkt aus der App per Email versenden oder weiterleiten.

Dokumentenbereitstellung in der Hausverwaltung

Mieterportal Dokumenten-Suche
Dokumentenportal für Hausverwalter
Einfacher Upload und Download.
Freitext-Suche & Weiterleitung

Dokumentenbereitstellung in der Hausverwaltung

Sie können Schritt für Schritt vorgehen und gewöhnen Ihre Mitarbeiter langsam an neue Arbeitsweisen und bieten Ihren Kunden vom ersten Tag an einen spürbaren Mehrwert.

Tipps zum Einstieg in das Dokumentenmanagement:

  • Überlegen Sie sich welche Dokumente Ihre Kunden am öftesten abrufen werden. Fragen Sie Ihre Bewohner und Mitarbeiter welche Dokumente dies sind.

  • Starten Sie mit den wichtigsten Dokumenten und gehen Sie bei der Digitalisierung der Dokumente Schritt für Schritt vor. So überfordern Sie Ihre Mitarbeiter nicht und zeigen Ihren Kunden ständigen Fortschritt.

  • Überlegen Sie sich, wie Sie das Scannen von Unterlagen und das Hochladen in das hausify DMS in den Arbeitsalltag integrieren.

  • Legen Sie vorab fest welchen Kategorien Dokumente zugeordnet werden sollen und wie eine einheitliche Namensgebung der Dokumente aussehen sollte.

  • Zur besseren Sortierung und Auffindbarkeit bietet sich das Format Jahr-Jahr-Monat-Monat-Tag-Tag, gefolgt von einer eindeutigen Bezeichnung an, z.B.  „180613 Beschlusssammlung ETV Meierstrasse 15“.

  • Wenn Sie weitere Praxistipps zum Einstieg in digitale Dokumentenbereitstellung erhalten möchten, oder wir Ihnen bei der Digitalisierung der Dokumente behilflich sein können, kontaktieren Sie uns bitte.

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