Digitalisierung für Ihre Hausverwaltung
Mit hausify heben Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden, Dienstleistern und Kollegen auf ein neues Niveau. Dies setzt die Organisation der Kontaktdaten der beteiligten Akteure und ihrer Rollen, die Definition von Liegenschaften und ihren Eigenschaften und die Konfiguration der Regeln, denen die Kommunikation folgt, voraus. Die genannten Information bilden die Stammdaten und damit das Rückgrat hausifys. Eine voll mit der Verwaltungssoftware integrierte oder verknüpfte Lösung ist die beste Lösung, um Doppelpflege von Daten und den verbundenen Aufwand zu minimieren.
Da voll integrierte Angebote das Budget und meist auch die Anforderungen einer kleinen und mittleren Hausverwaltung an digitale Kommunikation übersteigen, bieten wir mit hausify eine Lösung, die versucht beides zu bedienen:
Eine günstige und einfach bedienbare Kommunikationslösung, die den vollen Funktionsumfang bietet und über Schnittstellen vollständig mit Ihrer Hausverwaltungssoftware verknüpfbar ist.
Das Hauptproblem von Hausverwaltungen
Mit hausify lösen Sie zwei Hauptprobleme von Hausverwaltungen: Sie senken unnötige Kosten für die Kommunikation mit Ihren Bewohnern und reduzieren die Unzufriedenheit bei Ihren Kunden, die durch gefühlt zu wenig oder zu intransparente Kommunikation entsteht. Die dafür notwendige Stammdatenverwaltung und Systemkonfiguration haben wir so schlank und intuitiv wie möglich gestaltet.
Dateneingabe und Datenimport
Wenn Sie eine Hausverwaltungssoftware nutzen, haben Sie alle Stammdaten, die für die Einrichtung von hausify nötig sind, bereits einmal erfasst. Liegenschaften und Kontaktinformationen der Bewohner und Dienstleister sind die Informationen, die Sie in hausify als Stammdaten benötigen. Sie können die Datensätze natürlich manuell anlegen und pflegen. Im Normalfall werden Sie jedoch die Importfunktion via XLS nutzen. Der Download aus Ihrem Verwaltungssystem ist die Grundlage der hausify-Importdatei. Mit dem XLS-Import können Sie entweder neue Liegenschaften mit den dazugehörigen Kontakten anlegen oder bestehende Liegenschaften und Kundendaten aktualisieren. Sollte ein Import oder eine Änderung einmal nicht funktionieren, helfen wir Ihnen gerne. Wenn Sie Fragen zur z.B. Planung von Aktualisierungsläufen haben, sprechen Sie uns gerne an.
Integration mit Hausverwaltungssystemen
Einen Schritt weiter geht die Einrichtung einer automatisierten Schnittstelle, um Daten zwischen Ihrer Hausverwaltungssoftware und hausify auszutauschen. Änderungen, die Sie in Ihrer Verwaltungssoftware vornehmen, werden automatisch auch in hausify umgesetzt. Mit steigender Größe Ihrer Immobilienverwaltung wird die Integration lohnenswerter. Wenn noch keine Schnittstelle besteht, klären wir mit Ihnen und Ihrem Softwareprovider die Möglichkeiten einer Integration. Sprechen Sie uns hier hierzu gerne an.
Liegenschaftsdaten
Liegenschaftsdaten beinhalten alle wesentlichen Informationen zu den Objekten, die Sie verwalten. Name der Liegenschaft, die Adresse, die Wohn- und Verwaltungseinheiten (optional), sowie auf Wunsch ein Bild der Liegenschaft, welches zur Personalisierung der Bewohnerapp genutzt wird. Einer Liegenschaft werden in hausify Bewohner, Mitarbeiter und Dienstleister zugeordnet. Außerdem stellen Sie objektfein ein, welche Art von Dokumenten Sie Ihren Kunden bereitstellen und welche Kategorien in Mitteilungen verwendet werden können. Wenn Sie Fragen zu der Nutzung von Liegenschaften haben, sprechen Sie uns gerne an.
Kontaktdaten
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Kontaktdaten sind in hausify Bewohner, Mitarbeiter oder Dienstleister. Die Datensätze beinhalten alle wesentlichen Informationen zu den Kontakten: Name und Vorname, Postadresse, Telefonnummer(n) und Emailadresse(n).
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Ein Kontakt kann mehreren Liegenschaften zugeordnet sein, z. B. besitzt ein Eigentümer Wohnungen in mehreren von Ihnen verwalteten Objekten, oder ein Dienstleister ist für unterschiedliche Wohnungseigentümergemeinschaften tätig. Für Kontakte stehen verschiedene Rollen zur Verfügung.
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So kann ein Kontakt Eigentümer, Mieter, Verwaltungsbeirat, Mitarbeiter oder Dienstleister sein. Die zugewiesene Rolle steuert u.a. die Sichtbarkeit von Digitalen Aushängen und Dokumenten.
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Nutzen Sie die Rolle Verwaltungsbeirat geschickt und Sie erhalten ohne Aufwand digitale Beiratspost und den Einsteig in die digitale Rechnungsprüfung.
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Wenn Sie Fragen zu der Nutzung von Kontakten und Rollen haben, sprechen Sie uns gerne an.
Konfiguration der Kategorien für Mitteilungen / Ticketingsystem und Dokumentenmanagement
Die Kategorien im Ticketingsystem bestimmen zu welchen Themengebieten Ihre Bewohner private oder öffentliche Mitteilungen erstellen können. Sie bestimmen auf Liegenschaftsebene welche Kategorien für die betreffende Liegenschaft relevant sind. Es empfiehlt sich die Anzahl an freigegebenen Kategorien gering zu halten und sich an der Situation in der jeweiligen Liegenschaft zu orientieren. „Allgemein“ steht Ihren Kunden als Kategorie immer zur Verfügung. Feedback zu Kategorien, die Ihre Kunden vermissen, oder geringe Nutzungsraten von bereitgestellten Kategorien geben Ihnen die Chance mehr über Ihre Kunden zu lernen und die Kundenzufriedenheit noch zielgenauer zu erhöhen. Im hausify Ticketingsystem stellen Sie über Kategorien und zugewiesene Dienstleister den Automatisierungsgrad des Workflows ein. So kann in Liegenschaft A eine Mitteilung der Kategorie 1 automatisch dem verknüpften Dienstleister als Auftrag zugestellt werden, während eine Mitteilung der gleichen Kategorie in Liegenschaft B von Ihnen manuell weiterverarbeitet wird.
Kategorien im Dokumentenmanagement stellen die Ordnerstruktur dar, in der Sie Dokumente für Ihre Bewohner bereitstellen. Auch für die Dokumente können Sie für jede Liegenschaft auswählen, welche Kategorien relevant sind. Leere Ordner machen keinen guten Eindruck, auch hier ist weniger oft mehr.
Wenn Sie Fragen zu der Nutzung von Kategorien haben, sprechen Sie uns gerne an.
Wir wollen Ihnen mit hausify helfen Ihre Kommunikationsprozesse effizienter zu gestalten. Wir verzichten auf unnötige Funktionen, was wir anbieten muss anwenderfreundlich gestaltet sein und einen direkten Mehrwert haben. Diesen Grundsatz „so viel wie sinnvoll und so schlank wie möglich“ haben wir auch bei den Stammdaten angewendet.
Kunden einladen. Einladungsstatus im Portal.
EINLADUNG VERSENDEN
bedeutet, dass Sie den Kontakt noch nicht eingeladen haben
- hausify verschickt in diesem Zustand keine E-Mail an Kontakte
ERNEUT VERSENDEN bedeutet, dass Sie den Kontakt eingeladen haben, die Einladung aber noch nicht vom Mieter/Eigentümer angenommen wurde.
- hausify verschickt jetzt E-Mails bei neuen Dokumenten und Aushängen. So stellen Sie sicher, das alle Kunden informiert sind, auch wenn sie sich noch nicht im hausify-Portal angemeldet haben, bzw. die Einladung bestätigt haben. Ihre Kunden werden also nicht gezwungen hausify als Portal zu nutzen, sind aber stets informiert.
ANGEMELDET bedeutet, dass der Sie den Kontakt eingeladen haben und die Einladung auch angenommen wurde, d.h. der Kunde hat ein eigenes Passwort angelegt.
- hausify verschickt E-Mail zu Dokumenten, Aushängen und Tickets. Im Portal können die E-Mail Benachrichtigungen ausgeschaltet werden.